Aguinaldos y buenas prácticas laborales
Ya se viene el 18 y como cada septiembre reaparece la pregunta: es obligatorio para las empresas pagar aguinaldos y a cuanto asciende el monto a pagar a los trabajadores por Fiestas Patrias. La respuesta será invariable, ya que a diferencia del sector público, el pago de aguinaldos sea en septiembre o diciembre, no se encuentra regulado en el Código del Trabajo.
En términos simples, lo que explicamos los abogados es que el aguinaldo no es, por regla general, obligatorio en el sector privado. Sin embargo, existen tres casos que lo vuelven exigible para empleadores: cuando se pacta por escrito (en contrato individual o instrumento colectivo), cuando es parte de una política interna vigente y/o cuando la reiteración uniforme de su pago en periodos anteriores configura, lo que se denomina una cláusula tácita en el contrato de trabajo y un derecho adquirido para los trabajadores.
En todo caso, la consulta recurrente evidencia discusiones más complejas y que se erigen como problemas no visibilizados en muchas organizaciones, atendido una falta de diseño consistente y escriturado de condiciones laborales de sus empleados, sea bajo la fórmula de “beneficios” o derechamente remuneraciones accesorias o eventuales, lo que expone a las Compañías a contingencias, como sanciones administrativas y conflictos judiciales, asi como un desgaste reputacional.
En primer lugar y como como se indicaba, es dable considerar para empresas y empleadores que una práctica sostenida en el tiempo, conocida por ambas partes y suficientemente determinada puede integrarse el contrato como una cláusula tácita y como tal no puede dejarse sin efecto o modificarse unilateralmente. Si por años se paga a un trabajador o trabajadores, con fechas y montos más o menos estables, el “beneficio” deja de ser discrecional para las empresas y cambiarlo de un año a otro -o no pagarlo- sin fundamentos objetivos ni acuerdo por escrito, expone a alegaciones de incumplimiento contractual. Las empresas que quieran ajustar políticas y procedimientos de bonificaciones deberían hacerlo con anticipación: comunicar, justificar con criterios verificables y formalizar, muchas veces a través de anexo al contrato de trabajo.
Precisamente otro tópico habitual es el carácter legal que tienen los aguinaldos. En Chile son remuneraciones las contraprestaciones en dinero y las en especie avaluables en dinero que se perciben “por causa del contrato”. Si el aguinaldo —o un “beneficio” similar— incrementa efectivamente el patrimonio del trabajador y se paga precisamente en base a la existencia de una vinculación contractual entre las partes, más allá que no corresponda a servicios efectivamente prestados, corresponde tratarlos como tales, es decir una remuneración y ello implica pagar, deducir y declarar en consecuencia las correlativas cotizaciones de seguridad social, e incluso impuestos según sea la renta de ese empleado. Etiquetarlo como “no remuneracional” sin sustento arrastra reliquidaciones, recargos e intereses.
El mantener condiciones de trabajo reguladas en contratos de trabajo actualizados es la forma recomendable que permite estandarizar la información y sostener la defensa ante fiscalizaciones. Se debe recordar que si un haber de la liquidación de remuneraciones no está correctamente escriturado y declarado, expone a sanciones que –para una gran empresa- puede implicar multas de hasta 60 UTM.
Las falencias formales y de registro de pago de remuneraciones y asignaciones derivan no solo en multas administrativas con escalas crecientes según tamaño de empresa; las incoherencias entre lo prometido y lo aplicado detonan eventuales cobros judiciales y -en caso de despido- pretensiones de aplicación de la denominada “Ley Bustos”, asi como controversias por discriminación o incluso acciones de tutela de derechos fundamentales si hay trato arbitrario; y, no menor, el daño reputacional: pocas cosas erosionan más rápido la confianza que prometer beneficios en años buenos y retirarlos sin reglas claras en periodos de “vacas flacas” .
Por eso, septiembre es una buena fecha para auditar cómo se ha estado pagando a los empleados y verificar si los aguinaldos, asi como otros bonos esporádicos o estacionales que fueron consignados por ejemplo en el Libro de Remuneraciones exhiben como antecedente un acuerdo escrito entre las partes con su debida valorización y consistencia sea en contratos, anexos y/o políticas internas.
Precisamente, otra forma de enfrentar en las organizaciones estas materias es mediante políticas y procedimientos corporativos, que en cuanto sean conocidos y aceptados por trabajadores, es una buena opción para no suscribir si no cientos, a veces hasta miles de anexos de contratos de trabajo. Sin embargo, la practica nos demuestra que en ese punto yerran también muchas empresas, donde destacan tres tropiezos frecuentes, como son; “reservas” genéricas para modificar o eliminar el beneficio a discreción, que no se conjugan con la ley chilena si deviene en un derecho adquirido o si falta un criterio objetivo; elegibilidad difusa (“según desempeño”) sin un sistema serio, conocido y aplicado de evaluación; pagos en especie —canastas, gift cards— sin valorización ni tratamiento contable/previsional acorde.
¿La recomendación final para empresas y empleadores? Contrastar la realidad de pagos con lo que dicen los contratos y políticas; actualizar anexos con reglas claras (monto, periodicidad, prorrata por ingresos o salidas, efectos en licencias, metas y desempeño, etc.); definir y concordar con trabajadores, por ejemplo en materia de aguinaldos, los cambios que regirán para próximos periodos. Los ajustes prospectivos, comunicados a tiempo y con base objetiva, rinden mucho más que las correcciones retroactivas.
Ruben Soto
Socio AEM Abogados
