Las 6 ventajas de contar con firma electrónica en el teletrabajo

Sr. Director, 

Despapeliza, empresa nacional dedicada a la digitalización de documentación y automatización de procesos, ofrece soluciones de firma digital que facilitan las labores en el trabajo remoto.

Llevamos un año trabajando desde la casa y aunque la pandemia eventualmente deje de ser un factor determinante en la vida en sociedad, el formato de trabajo cambió para siempre. El teletrabajo continuará siendo una alternativa concreta para la jornada laboral y es importante recordar que hay herramientas que ayudan a que el trabajo a distancia sea más llevadero, como es el caso de la firma electrónica.

“En todo tipo de empresa y organización se necesitan firmar documentos, desde contratos de trabajo, minutas oficiales, órdenes de gasto, autorizaciones, liquidaciones de sueldo, etc. Ninguno de ellos cuenta con validez oficial si no tiene una firma. Entonces, en el trabajo a distancia esto de firmar de puño y letra los papeles invalida el propósito del distanciamiento social y la eficiencia, teniendo que coordinar envíos físicos con frecuencia para firmar y oficializar documentos internos. Con la firma electrónica esta barrera ya no existe”, explica Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza, quien detalla las 6 principales ventajas de contar con firma electrónica.

1. Distanciamiento social: el no tocar documentos físicos permite mantener el distanciamiento social y el no intercambio de artículos, que se ha transformado en una de las medidas fundamentales de prevención de contagios durante la pandemia. La firma electrónica se puede hacer con un dispositivo digital -como computador o celular-, desde la seguridad de la casa y en todo momento. Se evidencia que, de los documentos enviados a firmas a distancia, el 85% se efectúa antes de 24 horas. La firma remota es una solución no presencial, que vincula dos elementos personales de verificación, tales como el correo electrónico y teléfono celular del firmante, quién autoriza mediante un certificado de uso único, generando un reporte jurídico como respaldo.

2. Acceso en todo momento y desde cualquier lugar: utilizar firmas electrónicas permite gestionar, firmar y organizar documentos y contratos desde cualquier dispositivo móvil, a través de una interfaz web. Permite administrar documentos, firmas y contrapartes, en un ambiente amigable y seguro, de manera 100% electrónica, más eficiente, libre de papel y desde cualquier lugar y momento.

3. Solución transversal: las firmas electrónicas representan una solución transversal a todo tipo de empresas, desde Mypes a grandes empresas y profesionales independientes. Es una solución 100% adaptable a todos los procesos de las empresas, donde un 99% de los documentos de la empresa pueden ser firmados con firma electrónica y permite un 40% de incremento en la capacidad de respuesta de clientes y proveedores.

4. Seguridad y confidencialidad: las soluciones de firmas electrónicas de Despapeliza y Legale son seguras, eficaces y cuentan con validez legal, al estar acreditadas por la Dirección del Trabajo.

5. Variedad: Despapeliza cuenta con un Store de firmas electrónicas, el cual permite comprar las firmas que se necesita usar, ampliar la cantidad de usuarios y aumentar el almacenaje en nube para tener en línea todos los documentos. “Compra lo que necesites en nuestro Store de manera inteligente, segura y rápida”, puntualiza Mortara.

6. Firma masiva o centralizada: dentro de las soluciones de Despapeliza y Legale se encuentra la firma masiva o centralizada, permitiendo tener un documento con múltiples firmantes. Esta solución permite firmar en la nube con Certificado Electrónico (firma masiva de documentos), solución pensada para representantes legales o ejecutivos que requieran de firmar grandes volúmenes.

“Las soluciones tecnológicas están pensadas para todas las empresas, independiente de su giro y su tamaño, pues todas enfrentan en mayor o menor medida las mismas dificultades, tienen las mismas necesidades y buscan las mismas optimizaciones”, puntualiza Mortara.