Los Enterprise Resource Planning (ERPs) y softwares de gestión se refieren a menudo a una categoría de software estándar de apoyo a la administración de organizaciones de manera integrada. Su distinción se torna confusa, por lo que es mejor distinguir entre sistemas estándar y sistemas a medida, explica Sigifredo Laengle, director académico de diplomado de postítulo en Sistemas de Información de Educación Ejecutiva (UEjecutivos) del Departamento de Control de Gestión y Sistemas de Información de la FEN U. de Chile.
Según las necesidades de innovación de los procesos de una organización, la empresa debe adoptar software estándar y sistemas reconocidos que apoyen aquellos procesos que no son parte de los planes de innovación y que no están exigidas a cambios relevantes. Por el contrario, los procesos que son el core del negocio y que son fuente de innovación y cambio, deben estar construidos con software a medida, precisa el académico.
“Una pyme requerirá un sistema financiero acotado y algún otro software de apoyo a ventas e inventarios. Probablemente, no requerirá de un sistema complejo ni altamente integrado. Sin embargo, una empresa mediana o grande, cuyos procesos son relativamente estables, necesitará un software de un ERP que proporcione la infraestructura para apoyar los procesos estándares y dé soporte a los procesos que requieren innovación a través de ajustes a medida”, sostiene.
Para la elección de sistemas ERP, Laengle asegura que las empresas deben considerar tres aspectos: Estratégicos, técnicos y económicos. En el caso de los aspectos estratégicos, estos tienen que ver con definir los procesos que son parte del core, que requieren sistemas flexibles para adoptar software a medida —que necesitan innovación—, y aquellos cuya exigencia de cambios es baja y basta con contar con un software estándar.
El segundo aspecto a considerar tiene que ver con las capacidades técnicas de flexibilidad del software, que debe ser verificada rigurosamente. Sin embargo, el académico enfatiza que no se requiere evaluar la flexibilidad de todo el software, sino sólo de aquellos relacionados con los procesos core. En paralelo, se deben considerar las capacidades profesionales de los especialistas y expertos, en cuanto a experiencia de los consultores, los jefes de proyectos y el prestigio de las organizaciones de apoyo.
Desde el punto de vista económico, los costos de implementación de muchos sistemas estándares suelen ser altos y aumentan más en la medida que se incorporan adaptaciones durante el proyecto de implementación. Aparentemente, asegura el académico muchos proyectos parten con la intención de aprovechar de mejorar sus procesos, al introducir software estándar y no sólo adoptar los procedimientos administrativos que vienen con la adopción del sistema. Esto puede ser problemático a la hora de implementar software estándar.
Tomar en cuenta los costos de mantención es otro aspecto importante. “Una vez que el sistema está implementado aparecen nuevas versiones o actualizaciones. Sin embargo, al costo de nuevas versiones, puede sumarse otro problema: Las capacidades técnicas de la implementación que deben ser evaluadas”, señala.
Para el académico FEN, una estrategia adecuada consiste “en adoptar software estándar en todos los procesos de la organización para asegurar una infraestructura base que integre todos los sistemas e iniciar un proceso evolutivo de cambio en los procesos core, a base de modificaciones marginales, seleccionadas de acuerdo al impacto en el desempeño de los procesos en términos de tiempo, costo o calidad”.
