El pasado 28 de agosto la unidad de Educación Ejecutiva (UEjecutivos) realizó el encuentro Especificación de requerimientos y la estrategia en Gestión de Proyectos, en el que participaron como expositores Gustavo Zurita, director académico del diplomado en Project Management de UEjecutivos de la FEN U. de Chile, y Esteban Gallardo, máster en Dirección y Administración de Empresas TECH, de la Universidad Internacional de Rioja, España, y gerente de Integración en Ingeban.
“Hay estudios que muestran que el 50% de los proyectos necesitan rehacerse, debido a los problemas con la mala identificación de los requerimientos. Y que el 70% llegan a fallar, porque los requerimientos no han sido bien llevados adelante”, aseguró Zurita.
Añadió que “si los problemas se encuentran a nivel de la especificación de requerimientos, el costo sería de un dólar, pero si este radica en las siguientes etapas, el costo va subiendo por cada uno de los problemas encontrados de entre USD 10 a USD 100 dólares”. Esto significa que se debe gastar más recursos financieros en contratación de personas, para cumplir y cubrir el requerimiento o retrasos u otros aspectos que conllevan a elevar el costo financiero.
Requerimientos de los proyectos
“Un proyecto, por definición, es la búsqueda de una solución inteligente ante algún requerimiento, que tiene un objetivo en concreto bajo ciertos requisitos y términos bien establecidos y debe ejecutarse en un tiempo dado, bajo un financiamiento limitado”, señaló Zurita.
Gallardo sostuvo que “los proyectos tecnológicos no nacen por sí solos, sino que son consecuencia de algo. Y detrás de ello está la estrategia empresarial. Hay un concepto de la dirección estratégica, que es el proceso interactivo y dinámico entre la empresa y su entorno, bajo el cual se toman decisiones que van a condicionar el posicionamiento y los resultados a mediano y largo plazo”.
En el desarrollo de proyectos, las personas cumplen un rol clave, pues su trabajo se asocia al concepto de capital intelectual, que se considera como el factor de éxito en la creación de valor de un negocio, bajo el cual se presentan soluciones de productos y servicios que pueden transformarse en una fuente de ventaja competitiva e innovación, para las organizaciones.
El capital intelectual es fundamental para entender los requerimientos. “El capital intelectual cuya gestión es desarrollada mediante la gestión del conocimiento, está compuesto por el capital humano que corresponde a los conocimientos, habilidades, experiencias que tengo para identificar correctamente qué es lo que me están pidiendo y luego desarrollar una solución. También tiene que ver con el capital interno, que es que cuando trabajo en conjunto con otras personas, desarrollo ciertas habilidades y conocimientos en conjunto con otros, que me permiten acercarme a una buena identificación de esos requerimientos, y su desarrollo de solución”, explicó Zurita.
Asimismo, está el capital externo, que son todas estas habilidades o conocimientos para conectarse con otras personas, especialmente con los clientes. “Se trata de manejar activos intangibles de las personas. Hay que ser capaz de extraer las ideas creativas y mezclarlas con la de otras personas para identificar el requerimiento y desarrollar correctamente un proyecto”, añadió Zurita.
Características de los requisitos
Gallardo señaló que un aspecto importante es que los requisitos no pueden ser ambiguos. Estos tienen que ser muy claros y no expresarse de manera muy general, pues el proyecto tiene que tener un grado de completitud, que abarque todo lo que se requiere.
Al mismo tiempo, tiene que ser verificable, consistentes en las distintas etapas, y entre los requisitos que llegan al proyecto y los que se definieron en los objetivos estratégicos. Asimismo, deben poder clasificarse y priorizar. Otra característica importante de los requisitos es que son modificables.
“Comprender los requisitos es mucho más que leerlos. Tiene que haber un conocimiento profundo, una maduración y verificación de cada duda que se nos genere. Por cada requisito, debemos tener un sponsor detrás, y actividades que nos permitan gestionar los cambios y registrar la trazabilidad que pueden tener los cambios de los requisitos”, enfatizó Gallardo.
Resulta fundamental considerar que existen requerimientos que pueden ir cambiando en el tiempo. Y eso puede tener un impacto importante en la gestión de proyectos. “Cuando estamos próximos al cierre del proyecto, es más costoso. A eso se suman otros obstáculos, como la falta de conocimiento de los equipos de trabajo en el área de aplicación, y de comunicación, que puede haber entre los clientes y el equipo de trabajo o entre los mismos”, aclaró Zurita.
Para poder ejecutar los proyectos en el tiempo establecido, se requiere de una buena planificación y asignación de recursos de diversa índole. La ejecución requiere de un trabajo en equipo donde haya una alta interacción y comunicación entre los actores involucrados. Debe considerarse una etapa de control, y un cierre en el que se hayan alcanzado los objetivos trazados. “En esto del equipo de trabajo, necesitamos de conocimiento social, nuestras habilidades de comunicación, que son parte también del capital intelectual”, dijo Zurita.
