Reuniones y clases virtuales: Las 4 Ps
Como primer consejo, re-diseñar el trabajo, o en el caso de los profesores, la clase. Nada de “copiar y pegar”. Si solo adaptamos lo que hicimos antes, las imperfecciones de comunicación y colaboración que siempre hemos enfrentado, se amplificarán.
Tener la ambición de mejorar la productividad y la calidad, muy distinto a tratar de “aguantar y sobrevivir” el teletrabajo, impuesto por la crisis sanitaria. Convertir el problema en una oportunidad.
Como ayuda-memoria, podemos pensar en las “4 Ps de la telecomunicación”: Paciencia - Procesos - Preparación - Personalización.
La Paciencia, generalmente sub-valorizada en nuestra anterior vida en la “fast lane”, emerge como una condición de convivir virtualmente. Hay interrupciones tecnológicas y distracciones por el ladrido de la mascota de la casa. Como hablar simultáneamente solo produce ruido, nos compele a escuchar atentamente a cada integrante de la videoconferencia. El administrador de la reunión tiene bastante control, bien utilizado puede ser una gran herramienta para estimular la participación de las personas introvertidas, que suelen ser aplastadas en una reunión presencial por unos pocos vociferantes.
Nos obliga a pensar en los Procesos de comunicación, entrelazados con los procesos de la producción de un bien o de la enseñanza. Claro, existe el aporte de los “emisores”, pero lo importante es que el sentido de los mensajes emitidos llegue adecuadamente a los receptores de la comunicación. Reflexionar de antemano como montamos un proyecto o un curso, y como optimizamos la interacción de corta duración del contacto a distancia. Conviene focalizarnos en lo relevante, y desmalezar lo innecesario.
Nos lleva al P de una minuciosa Preparación de la reunión. Nuestra costumbre, cuestionable pero común, de encontrarnos con un problema y responder “juntémonos para conversar”, promete ser poco fructífera. El líder de la temática tendrá que invertir tiempo para estructurar el mencionado proceso, y antes de la reunión colectiva asegurar el involucramiento de los futuros asistentes. Pedir su opinión e ideas, animarlos a contribuir, a todos. Lo mismo aplica post-reunión, una buena síntesis, las preguntas de seguimiento, y consensuar los próximos pasos.
La cuarta, y quizás la de mayor relevancia es Personalizar nuestra interrelaciones. Re-emplazará la ausencia de la “química” de una reunión presencial. Necesitamos dar la máxima importancia a la motivación y al reconocimiento de los asistentes. Evitar mails masivos, comunicarse antes y después de la reunión, uno-a-uno, con frases bien formuladas, corteses y empáticas, personalizadas pues. Nos sorprenderemos de la activa participación, la buena voluntad y la autonomía de las personas. Detectaremos talentos nuevos. El grueso del trabajo del “orquestrador” (ex-jefe o ex-profe) ocurre antes y después de la reunión. Durante el “concierto” nos concentramos en nuestros “músicos”.
Las 4 Ps, Paciencia - Procesos - Preparación – Personalización, por cierto inter-relacionadas, nos traerán dos Ps beneficiosas en cualquier actividad institucional. Incrementar nuestra productividad y ganar la preferencia de nuestros colaboradores, clientes y estudiantes.
Harald Ruckle,
Chartered Director del Institute of Directors UK
